کنترل هزینهٔ پروژهٔ پیمانکاری؛ بودجه، تعهد و پرداخت
اگر فقط پرداخت‌های انجام‌شده را جمع بزنید، از هزینهٔ خریدهای در راه و کارهای انجام‌شده اما تسویه‌نشده جا می‌مانید. کنترل پروژه وقتی زود هشدار می‌دهد که بودجه، تعهد، هزینهٔ ثبت‌شده و پیشرفت کار را در یک بازهٔ زمانی و برای یک پروژه ببینید.
۱. بودجهٔ مبنا و دامنهٔ کار را ثبت کنید
پیش از شروع، محدودهٔ کار، زمان تحویل، اقلام اصلی و فرض‌هایی را که برآورد بر آن‌ها بنا شده ثبت کنید. بودجه را به دسته‌هایی بشکنید که بعداً هم بتوانید برایشان هزینه ثبت کنید؛ برای مثال مصالح، نیروی انسانی، حمل‌ونقل و خدمات بیرونی. اگر تغییر نقشه یا درخواست کارفرما بر مبلغ اثر می‌گذارد، تاریخ و تأیید تغییر را جدا نگه دارید و بودجهٔ اولیه را بی‌ردپا بازنویسی نکنید.
۲. سه عدد را از هم جدا نگه دارید
- هزینهٔ واقعی: مبلغی که بر اساس رسید، صورت‌وضعیت یا پرداخت ثبت و بررسی شده است.
- تعهد: سفارشی که پذیرفته‌اید یا کاری که انجام شده ولی هنوز تسویه نشده است.
- برآورد باقیمانده: هزینه‌ای که برای تکمیل دامنهٔ فعلی انتظار دارید؛ فرض‌ها و فرد به‌روزرسانی‌کننده را بنویسید.
این تفکیک از این جلوگیری می‌کند که ماندهٔ بانکی یا صندوق را معادل سود پروژه بگیرید. مبلغ قرارداد هم با وجه دریافتی یکی نیست. گزارش داخلی، جای کنترل اسناد مالی و توافق‌های قراردادی را نمی‌گیرد.
۳. خرید را به پروژه و محل مصرف وصل کنید
در سفارش یا دریافت کالا، پروژه، دستهٔ بودجه، مقدار و محل تحویل را ثبت کنید. هنگام ورود به انبار پروژه، مقدار تحویلی را با سفارش تطبیق دهید؛ هنگام مصرف یا انتقال به کارگاه دیگر، گردش را ثبت کنید. پرداخت خرید از تنخواه را هم با رسید و مسئول هزینه نگه دارید تا هم موجودی و هم ماندهٔ تنخواه قابل توضیح باشد.
۴. هزینه را کنار پیشرفت واقعی ببینید
پیشرفت درصدی را فقط برای بهتر دیده‌شدن گزارش بالا نبرید. فعالیت تمام‌شده، نیروی حاضر، مانع کار، مصالح مصرف‌شده و کار باقیمانده را در گزارش روزانه ثبت کنید. اگر یک بخش پروژه ۷۰٪ پیشرفت دارد اما بیشتر بودجه‌اش مصرف شده، آن را علامت بررسی بدانید؛ نه اینکه فوراً نتیجه بگیرید پروژه زیان‌ده شده است. تفاوت زمان خرید، انبارشدن کالا و زمان مصرف را هم در تحلیل لحاظ کنید.
۵. جلسهٔ کوتاه هفتگی برگزار کنید
برای هر پروژه، مالک پیگیری، زمان جلسه و قالب ثابت داشته باشید. این پنج پرسش کافی است: کدام دسته از بودجه از برنامه فاصله گرفته؟ چه سفارشی هنوز تعهد باز دارد؟ کدام رسید یا پرداخت مدرک می‌خواهد؟ چه مانعی زمان یا هزینه را تغییر می‌دهد؟ چه تصمیمی، چه کسی و تا چه تاریخی باید انجام دهد؟ نتیجهٔ جلسه را به اقدام مشخص تبدیل کنید.
چک‌لیست کنترل پروژه
- بودجه و تغییرات تأییدشده، تاریخ و مسئول دارند.
- فاکتور، خرید متعهدشده و پرداخت در یک دسته شمرده نشده‌اند.
- ورود، مصرف و انتقال کالای پروژه در انبار مربوط ثبت شده است.
- گزارش روز کارگاه با نیروی حاضر و پیشرفت واقعی سازگار است.
- انحراف مهم، علت، اقدام بعدی، مسئول و موعد بازبینی دارد.
یک پروژه را برای یک هفته پایلوت کنید
یک پروژهٔ فعال را انتخاب کنید؛ بودجهٔ همان پروژه، یک سفارش خرید، گردش یک قلم کالا و گزارش روز را ثبت کنید. در پایان هفته اختلاف‌ها را با رسید و وضعیت کارگاه تطبیق دهید و فقط بعد از فهمیدن علت‌ها، باقی پروژه‌ها را وارد کنید. دستیار ابزارهایی برای مدیریت پروژه، انبار، تنخواه، حضور نیرو و گزارش روز کارگاه دارد؛ فرایند مالی و مجوزهای شرکت را پیش از استفادهٔ تیمی تنظیم کنید. امکانات را در صفحهٔ مدیریت پیمانکاری ببینید.